Personnes, listes et groupes
Saisir une fois, inviter à chaque occasion. Vous saisissez une seule fois votre classe, votre comité ou votre équipe. Ensuite, en quelques clics, vous envoyez chaque sondage et chaque inscription précisément à ces personnes.
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Liste ou groupe ?
Prenons l’exemple d’une école :
Liste : là où une personne a sa place attitrée
Chaque classe est une liste : 3a, 3b, 4a. S’y ajoute une liste Enseignants. Dans une association, ce serait par exemple « Comité » ou « Membres actifs ».
Groupe : qui participe à quelque chose
Vous composez un groupe en piochant dans plusieurs listes. Le chœur d’enfants réunit des enfants de la 3a et de la 3b. Les enfants restent malgré tout dans leur classe.
Bon à savoir : une personne peut figurer dans plusieurs listes et groupes tout en n’étant saisie qu’une fois. Mme Rochat a un enfant en 3a et un en 4a : elle figure donc dans les deux listes. Si vous modifiez son adresse e-mail, la modification vaut partout.
Pas à pas
Créer une liste
Dans le menu, cliquez sur Participants et choisissez l’onglet Listes. Cliquez sur « Nouvelle liste », saisissez un nom, par exemple « Classe 3a », puis cliquez sur « Créer ». La nouvelle liste s’ouvre aussitôt et attend les noms.
Coller des noms depuis Excel
Dans Excel, sélectionnez les colonnes avec les noms et les adresses e-mail et copiez-les (Ctrl+C, sur Mac cmd+C). Ouvrez la liste, cliquez sur « Coller plusieurs » et collez le tout dans le grand champ (Ctrl+V). « Afficher l’aperçu » vous montre d’abord ce qui va se passer. Les noms ne sont repris qu’avec « Enregistrer ».
L’aperçu indique pour chaque ligne si la personne est nouvelle ou déjà là. Une personne déjà présente n’est pas créée une seconde fois, elle est simplement ajoutée à la liste. Les lignes sans adresse e-mail fonctionnent aussi : ces personnes ne recevront simplement pas d’invitation par e-mail.
Ouvrir une personne et l’ajouter à d’autres listes ou groupes
Cliquez sur un nom. Toutes vos listes et tous vos groupes s’affichent en dessous. Une coche signifie : la personne en fait partie. Une coche s’applique immédiatement, inutile d’enregistrer. Si vous enlevez la coche, la personne n’en fait plus partie, mais elle n’est pas supprimée.
Composer un groupe
Choisissez l’onglet Groupes et créez un groupe avec « Nouveau groupe », par exemple « Chœur d’enfants ». Dans le groupe, cliquez sur « Choisir dans les contacts » et cochez les enfants, quelle que soit leur classe. S’il y a beaucoup de noms, la recherche vous aide.
Envoyer un sondage ou une inscription à une liste et à un groupe
Lorsque vous créez un sondage de dates ou une inscription à un événement, vous arrivez à la partie Sélectionner les participants. Sous Listes et groupes, cliquez sur le plus à côté de ce que vous voulez, par exemple « Classe 3a » et « Chœur d’enfants ». En dessous, vous voyez combien de personnes recevront une invitation – chacune une seule fois, même si elle fait partie des deux.
Renommer une classe pour la nouvelle année scolaire (4a → 5b)
À la nouvelle année scolaire, vous n’avez rien à ressaisir. Dans l’onglet Listes, cliquez sur « Renommer » à côté de « Classe 4a », tapez « Classe 5b » et cliquez sur « Enregistrer ». Tous les enfants restent dans la liste. Les sondages déjà envoyés à la 4a continuent sans changement.
Transformer un groupe existant en liste
Parfois, un groupe devient quelque chose de durable, par exemple quand le chœur d’enfants reste le même d’une année à l’autre. Dans l’onglet Groupes, cliquez sur « Transformer en liste » à côté du groupe, puis sur « Transformer ». Wannja crée une liste avec les mêmes personnes. Le groupe est conservé, sauf si vous cochez « Supprimer le groupe ensuite ».
Questions fréquentes
Pourquoi Mme Rochat apparaît-elle trois fois ?
Sous « Toutes les personnes », chaque personne apparaît une fois par liste dont elle fait partie. Mme Rochat figure dans trois listes – par exemple 3a, 4a et Conseil des parents –, vous voyez donc trois lignes. C’est pourtant une seule personne. Il en va de même dans la recherche.
Cliquez sur son nom : vous voyez alors toutes ses listes et tous ses groupes d’un coup d’œil. Si vous choisissez une seule liste en haut, elle n’y apparaît qu’une fois.
Quelle est la différence entre « Retirer de la liste » et « Supprimer » ?
Retirer de la liste (bouton avec le signe moins) retire la personne de cette liste seulement. Elle reste dans toutes les autres listes et dans tous les groupes.
Supprimer (corbeille) efface la personne entièrement : de toutes les listes, de tous les groupes et de vos contacts. Si un enfant change de classe, retirez-le donc de l’ancienne liste et cochez la nouvelle – sans le supprimer.
Des frères et sœurs avec l’adresse e-mail de leurs parents – est-ce possible ?
Oui. Léa et Tom Rochat peuvent avoir la même adresse, celle des parents. Comme les noms sont différents, Wannja crée deux personnes. Chaque enfant reçoit sa propre invitation : les parents répondent donc séparément pour chaque enfant.
En revanche, le même nom et la même adresse désignent la même personne. Ainsi, le collage depuis Excel ne crée pas de doublons.
Une personne reçoit-elle deux invitations si elle est dans la liste et dans le groupe ?
Non. Si vous invitez la liste « Classe 3a » et le groupe « Chœur d’enfants » et que Mia fait partie des deux, elle reçoit exactement une invitation. Wannja ne compte chaque personne qu’une fois. Le nombre « personnes au total (chacune une seule fois) » affiché lors de l’invitation vous indique combien de personnes sont réellement invitées.
Qu’advient-il de mes listes quand Pro expire ?
Rien ne se perd. Vous pouvez toujours consulter vos personnes, listes et groupes, les télécharger sous forme de tableau (CSV), retirer des personnes des listes et les supprimer.
Créer de nouvelles personnes, listes et groupes, renommer ou ajouter des personnes ne redevient possible qu’une fois Pro renouvelé.
Qui peut faire quoi dans l’équipe ?
Toute l’équipe travaille avec les mêmes personnes et les mêmes listes.
Listes : tous les membres de l’équipe peuvent ajouter des personnes à n’importe quelle liste et les en retirer. Seul le titulaire du compte ou la personne qui a créé la liste peut la renommer, la vider ou la supprimer.
Groupes : les groupes marqués « Org » peuvent servir à toute l’équipe pour inviter ; seul le titulaire du compte peut les modifier. Les membres de l’équipe peuvent créer leurs propres groupes (marqués « Personnel »). Seule la personne qui les a créés les voit et les modifie.
Seul le titulaire du compte peut supprimer toutes les personnes d’un coup.