Sondage de dates : le guide détaillé
Vous proposez des dates, chacun répond Oui, Peut-être ou Non, et Wannja affiche la date qui convient le mieux. Chaque étape et chaque champ sont expliqués ici.
Tout ce qui figure aux étapes 1 à 6 est gratuit. Les champs marqués « Pro » nécessitent Wannja Pro (CHF 7 par mois ou CHF 70 par an). En savoir plus sur Pro
Quand utiliser un sondage de dates ?
Un sondage de dates convient quand la date n’est pas encore fixée : séance du comité, soirée de parents, répétition, repas d’équipe. Si la date est déjà fixée et que vous voulez savoir qui vient, utilisez une inscription. Pour recueillir un avis ou faire voter, utilisez un sondage d’opinion.
Pour voter, il ne faut ni compte ni application – seulement le lien. Pour créer le sondage, il vous faut un compte gratuit ; vous pouvez d’abord remplir le sondage et ne créer le compte qu’au moment d’enregistrer.
Pas à pas
Titre et description
Ouvrez Créer un sondage de dates. Choisissez un titre compréhensible même dans une liste de messages, par exemple « Séance du comité de mars ». La description contient ce que les participants doivent savoir : de quoi il s’agit, combien de temps cela dure, jusqu’à quand ils doivent voter.
Lieu ou lien vidéo
Facultatif : « Lieu ou lien vidéo », par exemple « Local de l’association, Rue de la Gare 5 » ou un lien Teams ou Zoom. Les participants le voient en votant ; il figure dans l’e-mail « La date est fixée » et dans le fichier d’agenda. Un lien qui commence par https:// devient cliquable.
Saisir les propositions de dates
Sous « Propositions de dates », saisissez une date par ligne, avec en option une heure de début et de fin. « Ajouter une date » ajoute une ligne. Si vous choisissez en haut une « Durée par défaut » (par exemple 1 heure), Wannja remplit l’heure de fin dès que vous tapez l’heure de début.
- Même jour, plusieurs horaires : saisissez le jour plusieurs fois, par exemple mardi 18:00 et mardi 19:30.
- Journée entière : seulement la date, sans heure – pour une excursion, par exemple.
- Combien ? Jusqu’à 200 propositions par sondage. Moins, c’est souvent mieux : on répond volontiers à 4 à 8 dates, pas à 30.
Définir les options
Pour chaque date, vous pouvez indiquer « Places max. » (voir l’aperçu des champs). En dessous : « Autoriser « Peut-être » » (activé par défaut) et la durée de validité du sondage. Cliquez ensuite sur « Créer le sondage ». Si vous n’êtes pas connecté, connectez-vous maintenant ou créez un compte gratuit avec votre adresse e-mail – vos saisies sont conservées.
Partager le lien
Après la création, vous voyez le lien de vote et, en dessous, des boutons pour le copier, l’envoyer par e-mail ou par WhatsApp. Envoyez-le dans le chat de groupe, par e-mail ou affichez-le. Gardez le lien d’administration (lien admin) pour vous – nous vous l’envoyons aussi par e-mail.
Le lien d’administration ouvre les résultats et la modification sans connexion. Ne le transmettez pas : quiconque l’a peut modifier et clôturer le sondage.
Consulter les résultats et fixer la date
En haut de la page des résultats figure la « Meilleure option », avec une barre pour chaque date. « Ajouter à l’agenda » télécharge la date sous forme de fichier d’agenda (.ics). Avec « Confirmer la date et informer les participants », vous choisissez la date définitive ; tous les participants ayant indiqué une adresse e-mail reçoivent l’e-mail « La date est fixée » avec une invitation d’agenda.
Chaque champ expliqué
Vous trouvez ces champs sur la page « Créer un sondage de dates ». Tous sont gratuits.
| Champ | À quoi sert-il ? | Quand l’utiliser ? Exemple |
|---|---|---|
| Titre du sondage | Champ obligatoire. Apparaît sur la page de vote, dans les e-mails et dans votre aperçu. | Toujours. « Week-end de répétition du chœur » plutôt que « Date ». |
| Description (facultatif) | Texte libre au-dessus des dates. | Durée, lieu, merci de répondre d’ici vendredi. |
| Lieu ou lien vidéo | Lieu ou lien (jusqu’à 1000 caractères). Un lien https devient cliquable. Figure dans l’e-mail « La date est fixée » et dans le fichier d’agenda. | Salle de réunion ou lien Teams pour une séance en ligne. |
| Durée par défaut | Calcule l’heure de fin dès que vous tapez l’heure de début : Aucune, 30 min, 1, 2 ou 3 heures, ou une autre durée (5 à 480 minutes). Vous pouvez encore modifier l’heure de fin ensuite. | Beaucoup de propositions de même durée, par exemple des séances de 90 minutes. |
| Propositions de dates | Date (obligatoire), heure de début et de fin (facultatives). Au moins une date, au plus 200. | Mar. 4 mars 19:00–21:00, jeu. 6 mars 19:00–21:00.. |
| Places max. | Limite le nombre de Oui possibles pour cette date (1 à 9999, vide = illimité). Quand la date est complète, elle affiche « complet » et Oui ne peut plus être choisi ; Peut-être reste possible. Les personnes ayant déjà répondu Oui gardent leur place. | Visite avec 12 places par date ; permanence avec 1 place par créneau. |
| Autoriser « Peut-être » | En plus de Oui et Non, il y a « Peut-être ». Pour calculer la meilleure option, Oui compte double, Peut-être simple. | À désactiver si vous avez besoin de réponses claires, par exemple avec des places limitées. |
| Sondage valable pendant | 1 semaine, 1 mois, 3 mois (par défaut), 6 mois ou – avec un compte – illimité. Ensuite, le sondage est archivé et le lien n’accepte plus de votes. Avec un délai de réponse (Pro), la fin est plutôt 14 jours après le délai. | 1 semaine pour « On va manger quand ? », 3 mois pour la planification annuelle. |
Champs avec Pro
Avec Pro, la création compte trois étapes : données de base, « Participants » et « Aperçu ». Ces paramètres s’ajoutent :
| Champ | À quoi sert-il ? | Quand l’utiliser ? Exemple |
|---|---|---|
| Listes, groupes, personnes, Invités | Chaque personne sélectionnée reçoit un lien personnel ; vous voyez qui a répondu. Les invités sont saisis avec leur nom et, en option, leur adresse e-mail, sans être enregistrés. | Comité, classe ou équipe que vous consultez régulièrement. En savoir plus : Personnes, listes et groupes. |
| Envoyer immédiatement les invitations par e-mail | Envoie les invitations dès la création. Pour les personnes sans adresse e-mail, nous vous envoyons les liens personnels pour que vous les transmettiez vous-même. | À désactiver si vous préférez distribuer le lien vous-même. |
| Participation ouverte | Avec des invitations : même les personnes qui n’ont que le lien général peuvent voter avec un nom libre. | Comité invité, plus des invités que vous n’avez pas saisis individuellement. |
| Délai de réponse | On peut voter jusqu’à ce jour inclus ; ensuite, la page n’est plus qu’en lecture. Le lendemain de la fin du délai, vous recevez un e-mail vous invitant à fixer la date. 14 jours après la fin du délai, le sondage est archivé. | Quand vous avez besoin d’une réponse avant un jour précis. |
| Rappel automatique | Les personnes invitées qui n’ont pas encore répondu reçoivent un rappel dans les 5 derniers jours avant la fin du délai – au plus tôt 2 jours après l’invitation et au maximum un par délai. S’applique aussi aux invités avec adresse. Nécessite un délai de réponse. | Chaque fois que vous fixez un délai et invitez des personnes. |
| Visible à partir du | À partir de cette date, le sondage apparaît sur votre page portail. | Préparer le sondage et ne l’afficher sur le portail que lundi. |
| Masquer les réponses des autres | Les participants ne voient que leur propre réponse, jamais celles des autres. Vous seul voyez les résultats. | Quand personne ne doit se laisser influencer par les autres, par exemple pour des entretiens avec les parents. |
| Adresse e-mail des participants obligatoire | Toute personne qui vote via le lien doit indiquer une adresse e-mail valide et reçoit ainsi le lien de modification. | Quand vous voulez ensuite informer tout le monde de la date retenue. |
| Afficher sur la page portail | Affiche le sondage sur votre page portail (wannja.ch/votre-nom). | Portail de l’association, vers lequel renvoie le site web. |
Sans délai de réponse, la durée de validité choisie s’applique aussi avec Pro (par défaut 3 mois). Si vous fixez un délai, le sondage reste valable jusqu’à 14 jours après la fin du délai.
Partager et inviter
Le lien de vote fonctionne pour toute personne qui le possède. Il convient à tous les canaux : chat de groupe, e-mail, journal de l’association, affichage. Pour voter, on saisit un nom et, en option, une adresse e-mail pour recevoir le lien de modification.
Avec Pro, vous invitez personnellement des personnes de vos listes et groupes. Vous voyez alors dans les résultats qui manque encore et pouvez relancer une personne, une sélection ou tout le monde. Toute personne qui ouvre le lien général au lieu du lien personnel choisit son nom dans la liste des personnes invitées – sauf si vous avez activé « Participation ouverte » : la liste est alors remplacée par la saisie libre du nom.
Lire les résultats
- Meilleure option : la date qui a le plus de points. Oui compte 2 points, Peut-être 1 point. Si plusieurs dates sont à égalité, Wannja les affiche toutes et vous décidez.
- Barres : pour chaque date, vert pour Oui, ambre pour Peut-être, plus le nombre de Non.
- Tableau : qui a répondu quoi pour quelle date, avec une ligne de totaux.
- Personnes invitées (Pro) : qui a répondu et qui n’a pas encore répondu, avec fonction de rappel.
- Impression, Excel et CSV : une fois connecté, vous obtenez une vue d’impression, un fichier Excel et un fichier CSV.
Fixer la date et informer tout le monde
Sous « Confirmer la date et informer les participants », choisissez la date et cliquez sur « Confirmer et envoyer ». L’e-mail part à toutes les personnes qui ont indiqué une adresse e-mail en votant et aux personnes invitées avec adresse – avec une invitation d’agenda en pièce jointe. C’est gratuit.
Si seules des personnes sans adresse e-mail ont voté, téléchargez la date avec « Ajouter à l’agenda » et partagez-la par WhatsApp ou par lien. Si vous tenez un agenda Wannja, « Inscrire dans l’agenda » y reprend directement la date.
Modifier, clôturer, supprimer plus tard
- Modifier : titre, description, lieu, dates et options se modifient à tout moment. Les dates nouvelles ou modifiées sont marquées « nouveau » lors du vote ; les personnes ayant déjà répondu voient un message. Dans les résultats, vous informez d’un clic les personnes concernées qui ont une adresse e-mail.
- Supprimer la réponse : retirer des réponses individuelles du tableau, par exemple une saisie de test. Impossible à annuler.
- Renvoyer le lien de modification : si quelqu’un a perdu l’e-mail de confirmation, vous envoyez le lien personnel à l’adresse enregistrée.
- Clôturer : le sondage n’accepte plus de votes, mais vous voyez toujours les résultats. « Réactiver » le rend de nouveau valable.
- Dupliquer (Pro) : utiliser le sondage comme modèle pour le suivant. Les réponses et les invitations ne sont pas reprises.
- Supprimer : dans l’aperçu de vos sondages. Les sondages archivés restent enregistrés jusqu’à ce que vous les supprimiez.
Erreurs fréquentes et comment les éviter
| Erreur | Mieux vaut |
|---|---|
| Lien d’administration perdu | Avec un compte, vous retrouvez tous vos sondages dans le tableau de bord. Le lien figure aussi dans l’e-mail reçu après la création. |
| Lien d’administration envoyé au lieu du lien de vote | Partagez toujours le lien de vote (bouton « Copier le lien » en haut de la page des résultats). Si c’est arrivé : dupliquez le sondage ou créez-en un nouveau, et supprimez l’ancien. |
| Trop de propositions | Mieux vaut deux tours : d’abord les semaines, puis les jours. |
| Personne ne reçoit l’e-mail « La date est fixée » | L’e-mail ne part qu’aux personnes ayant une adresse e-mail. Demandez dans le texte d’en indiquer une, ou exigez-la avec Pro. |
| Quelqu’un vote deux fois sous le même nom | Wannja n’accepte pas une deuxième fois un nom déjà présent. Pour modifier sa réponse, la personne a besoin de son lien de modification ; lien perdu ? Elle peut le redemander sous wannja.ch/meine-links. |
Questions fréquentes
Combien de propositions de dates puis-je faire ?
Jusqu’à 200 par sondage, même avec l’offre gratuite.
Les participants voient-ils qui a voté quoi ?
Oui, le tableau est visible par tous. Avec Pro, vous pouvez activer « Masquer les réponses des autres » ; chaque personne ne voit alors que sa propre réponse.
Puis-je ajouter des dates après la création ?
Oui, sous « Modifier ». Les nouvelles dates sont marquées « nouveau » lors du vote, et les personnes ayant déjà répondu voient un message. Dans les résultats, vous informez d’un clic les personnes concernées qui ont une adresse e-mail.
Combien de temps mon sondage reste-t-il en ligne ?
Aussi longtemps que vous l’avez choisi sous « Sondage valable pendant » (1 semaine à 6 mois, illimité avec un compte). Avec un délai de réponse (Pro), jusqu’à 14 jours après le délai. Ensuite, il est archivé : le lien n’accepte plus de votes, mais vous voyez toujours les résultats et pouvez le réactiver.
Que signifie exactement « Meilleure option » ?
La date qui a le plus de points : Oui compte double, Peut-être simple. En cas d’égalité, Wannja affiche toutes les dates ayant le même nombre de points, et vous décidez.