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Terminumfrage: die ausführliche Anleitung
Du schlägst Termine vor, alle sagen Ja, Vielleicht oder Nein, und Wannja zeigt den Termin, der am besten passt. Hier ist jeder Schritt und jedes Feld erklärt.
Alles in den Schritten 1 bis 6 ist kostenlos. Felder mit «Pro» brauchen Wannja Pro (CHF 7 pro Monat oder CHF 70 pro Jahr). Mehr zu Pro
Wann eine Terminumfrage?
Eine Terminumfrage passt, wenn das Datum noch offen ist: Vorstandssitzung, Elternabend, Probe, Teamessen. Steht das Datum schon fest und du willst wissen, wer kommt, nimmst du eine Anmeldung. Willst du eine Meinung abfragen oder abstimmen lassen, nimmst du eine Meinungsumfrage.
Wer abstimmt, braucht kein Konto und keine App – nur den Link. Zum Erstellen brauchst du ein kostenloses Konto; du kannst die Umfrage zuerst ausfüllen und das Konto erst beim Speichern anlegen.
Schritt für Schritt
Titel und Beschreibung
Öffne Terminumfrage erstellen. Gib einen Titel ein, der auch in einer Liste von Nachrichten verständlich ist, zum Beispiel «Vorstandssitzung März». In die Beschreibung gehört, was die Teilnehmenden wissen müssen: Worum geht es, wie lange dauert es, bis wann sollen sie abstimmen.
Ort oder Videolink
Optional: «Ort oder Videolink», zum Beispiel «Vereinslokal, Bahnhofstrasse 5» oder einen Teams- oder Zoom-Link. Teilnehmende sehen ihn beim Abstimmen, er steht in der Mail «Termin steht fest» und in der Kalenderdatei. Ein Link, der mit https:// beginnt, wird anklickbar.
Terminvorschläge eintragen
Unter «Terminvorschläge» trägst du je Zeile ein Datum ein, optional mit Uhrzeit von–bis. Mit «Termin hinzufügen» kommt eine Zeile dazu. Wählst du oben eine «Standard-Termindauer» (zum Beispiel 1 Std), füllt Wannja die Endzeit aus, sobald du die Startzeit eintippst.
- Gleicher Tag, mehrere Zeiten: den Tag mehrmals eintragen, zum Beispiel Dienstag 18:00 und Dienstag 19:30.
- Ganzer Tag: nur das Datum, ohne Uhrzeit – etwa für einen Ausflug.
- Wie viele? Bis 200 Vorschläge pro Umfrage. Weniger ist meist besser: 4 bis 8 Termine beantworten die Leute gern, 30 nicht.
Optionen festlegen
Bei jedem Termin kannst du «Max. Plätze» eintragen (siehe Feldübersicht). Darunter: «Antwort «Vielleicht» erlauben» (Standard: eingeschaltet) und wie lange die Umfrage gültig ist. Dann auf «Umfrage erstellen». Bist du nicht angemeldet, meldest du dich jetzt an oder legst mit deiner E-Mail-Adresse ein kostenloses Konto an – deine Eingaben bleiben erhalten.
Link teilen
Nach dem Erstellen siehst du den Abstimmungs-Link und darunter Knöpfe zum Kopieren, für E-Mail und für WhatsApp. Schick ihn in den Gruppenchat, per Mail oder hänge ihn aus. Den Verwaltungslink (Admin-Link) behältst du für dich – wir schicken ihn dir auch per E-Mail.
Der Verwaltungslink öffnet die Ergebnisse und das Bearbeiten ohne Anmeldung. Gib ihn nicht weiter; wer ihn hat, kann die Umfrage ändern und beenden.
Ergebnis ansehen und Termin festlegen
Auf der Ergebnisseite steht oben die «Beste Option» mit Balken für jeden Termin. Mit «Zum Kalender hinzufügen» lädst du den Termin als Kalenderdatei (.ics) herunter. Mit «Termin bestätigen & Teilnehmende benachrichtigen» wählst du den finalen Termin; alle Teilnehmenden mit E-Mail-Adresse bekommen die Mail «Termin steht fest» mit Kalendereinladung.
Jedes Feld erklärt
Diese Felder siehst du auf der Seite «Terminumfrage erstellen». Alle sind kostenlos.
| Feld | Was bewirkt es? | Wann sinnvoll? Beispiel |
|---|---|---|
| Titel der Umfrage | Pflichtfeld. Erscheint auf der Abstimmungsseite, in E-Mails und in deiner Übersicht. | Immer. «Probe-Weekend Chor» statt «Termin». |
| Beschreibung (optional) | Freier Text über den Terminen. | Dauer, Ort, Bitte um Antwort bis Freitag. |
| Ort oder Videolink | Ort oder Link (bis 1000 Zeichen). Ein https-Link wird anklickbar. Steht in der Mail «Termin steht fest» und in der Kalenderdatei. | Sitzungszimmer oder Teams-Link für eine Online-Sitzung. |
| Standard-Termindauer | Rechnet beim Eintippen der Startzeit die Endzeit aus: Keine, 30 Min, 1, 2 oder 3 Std oder eigene Dauer (5 bis 480 Minuten). Du kannst die Endzeit danach noch ändern. | Viele Vorschläge mit gleicher Dauer, etwa Sitzungen à 90 Minuten. |
| Terminvorschläge | Datum (Pflicht), Uhrzeit von und bis (optional). Mindestens ein Termin, höchstens 200. | Di 4. März 19:00–21:00, Do 6. März 19:00–21:00. |
| Max. Plätze | Begrenzt, wie viele bei diesem Termin Ja sagen können (1 bis 9999, leer = unbegrenzt). Ist der Termin voll, steht dort «voll» und Ja lässt sich nicht mehr wählen; Vielleicht bleibt möglich. Wer schon Ja gesagt hat, behält den Platz. | Besichtigung mit 12 Plätzen pro Termin; Sprechstunde mit 1 Platz pro Zeitfenster. |
| Antwort «Vielleicht» erlauben | Neben Ja und Nein gibt es «Vielleicht». Bei der besten Option zählt Ja doppelt, Vielleicht einfach. | Ausschalten, wenn du klare Zusagen brauchst, etwa bei begrenzten Plätzen. |
| Umfrage gültig für | 1 Woche, 1 Monat, 3 Monate (Standard), 6 Monate oder – mit Konto – unbegrenzt. Danach wird die Umfrage archiviert und der Link nimmt keine Stimmen mehr an. Mit einer Antwortfrist (Pro) gilt stattdessen: 14 Tage nach der Frist. | 1 Woche für «Wann gehen wir essen?», 3 Monate für die Jahresplanung. |
Felder mit Pro
Mit Pro hat das Erstellen drei Schritte: Grunddaten, «Teilnehmer» und «Vorschau». Diese Einstellungen kommen dazu:
| Feld | Was bewirkt es? | Wann sinnvoll? Beispiel |
|---|---|---|
| Listen, Gruppen, Personen, Gäste | Jede ausgewählte Person bekommt einen persönlichen Link; du siehst, wer geantwortet hat. Gäste trägst du mit Name und optional E-Mail ein, ohne sie zu speichern. | Vorstand, Klasse oder Team, das du regelmässig fragst. Mehr dazu: Personen, Listen & Gruppen. |
| Einladungs-E-Mails sofort senden | Verschickt die Einladungen gleich beim Erstellen. Für Personen ohne E-Mail-Adresse schicken wir dir die persönlichen Links, damit du sie selbst weitergibst. | Ausschalten, wenn du den Link lieber selbst verteilst. |
| Offene Teilnahme | Bei Einladungen: Auch wer nur den allgemeinen Link hat, kann mit freiem Namen abstimmen. | Eingeladener Vorstand plus Gäste, die du nicht einzeln erfasst hast. |
| Antwortfrist | Bis und mit diesem Tag kann abgestimmt werden, danach ist die Seite nur noch lesbar. Am Tag nach der Frist bekommst du eine Mail mit der Bitte, den Termin festzulegen. 14 Tage nach der Frist wird die Umfrage archiviert. | Wenn du bis zu einem bestimmten Tag Bescheid brauchst. |
| Automatische Erinnerung | Wer eingeladen ist und noch nicht geantwortet hat, bekommt in den letzten 5 Tagen vor der Frist eine Erinnerung – frühestens 2 Tage nach der Einladung und höchstens eine pro Frist. Gilt auch für Gäste mit Adresse. Braucht eine Antwortfrist. | Immer, wenn du eine Frist setzt und Leute einlädst. |
| Sichtbar ab | Ab diesem Datum erscheint die Umfrage auf deiner Portalseite. | Umfrage vorbereiten und erst am Montag im Portal zeigen. |
| Antworten anderer verbergen | Teilnehmende sehen nur ihre eigene Antwort, nie die der anderen. Die Ergebnisse siehst nur du. | Wenn niemand sich nach den anderen richten soll, etwa bei Elterngesprächen. |
| E-Mail-Adresse der Teilnehmenden erforderlich | Wer über den Link abstimmt, muss eine gültige E-Mail-Adresse angeben und bekommt damit den Bearbeitungslink. | Wenn du später alle über den festgelegten Termin informieren willst. |
| Im Portal anzeigen | Zeigt die Umfrage auf deiner Portalseite (wannja.ch/dein-name). | Vereinsportal, auf das die Website verlinkt. |
Ohne Antwortfrist gilt auch mit Pro die gewählte Gültigkeit (Standard 3 Monate). Setzt du eine Frist, gilt die Umfrage bis 14 Tage danach.
Teilen und einladen
Der Abstimmungs-Link funktioniert für alle, die ihn haben. Er passt in jeden Kanal: Gruppenchat, E-Mail, Vereinszeitung, Aushang. Wer abstimmt, gibt einen Namen ein und optional eine E-Mail-Adresse für den Bearbeitungslink.
Mit Pro lädst du Personen aus deinen Listen und Gruppen persönlich ein. Dann siehst du in den Ergebnissen, wer noch fehlt, und kannst einzelne, ausgewählte oder alle erinnern. Wer statt des persönlichen Links den allgemeinen Link öffnet, wählt seinen Namen aus der Liste der Eingeladenen – ausser du hast «Offene Teilnahme» eingeschaltet, dann gibt es statt der Liste die freie Namenseingabe.
Das Ergebnis lesen
- Beste Option: der Termin mit den meisten Punkten. Ja zählt 2 Punkte, Vielleicht 1 Punkt. Liegen mehrere Termine gleichauf, zeigt Wannja alle und du entscheidest.
- Balken: je Termin grün für Ja, bernsteinfarben für Vielleicht, dazu die Anzahl Nein.
- Tabelle: wer bei welchem Termin was gesagt hat, mit Summenzeile.
- Eingeladene (Pro): wer geantwortet hat und wer noch aussteht, mit Erinnern.
- Drucken, Excel und CSV: angemeldet erhältst du eine Druckansicht, eine Excel-Datei und eine CSV-Datei.
Termin festlegen und alle informieren
Unter «Termin bestätigen & Teilnehmende benachrichtigen» wählst du den Termin und klickst auf «Bestätigen & senden». Die Mail geht an alle, die bei der Abstimmung eine E-Mail-Adresse angegeben haben, und an Eingeladene mit Adresse – mit Kalendereinladung im Anhang. Das ist kostenlos.
Haben nur Leute ohne E-Mail-Adresse abgestimmt, lädst du den Termin mit «Zum Kalender hinzufügen» herunter und teilst ihn per WhatsApp oder Link. Wer einen Wannja-Kalender führt, übernimmt den Termin mit «In Kalender eintragen» direkt dorthin.
Später ändern, beenden, löschen
- Bearbeiten: Titel, Beschreibung, Ort, Termine und Optionen lassen sich jederzeit ändern. Neue oder geänderte Termine sind beim Abstimmen mit «neu» markiert; wer schon geantwortet hat, sieht einen Hinweis. In den Ergebnissen informierst du die Betroffenen mit E-Mail-Adresse per Klick.
- Antwort entfernen: einzelne Antworten in der Tabelle entfernen, etwa einen Testeintrag. Lässt sich nicht rückgängig machen.
- Bearbeitungslink nachsenden: Hat jemand die Bestätigungsmail verloren, schickst du den persönlichen Link an die hinterlegte Adresse.
- Beenden: Die Umfrage nimmt keine Stimmen mehr an, du siehst die Ergebnisse weiter. «Reaktivieren» macht sie wieder gültig.
- Duplizieren (Pro): die Umfrage als Vorlage für die nächste verwenden. Antworten und Einladungen werden nicht übernommen.
- Löschen: in der Übersicht deiner Umfragen. Archivierte Umfragen bleiben gespeichert, bis du sie löschst.
Typische Fehler und wie du sie vermeidest
| Fehler | Besser so |
|---|---|
| Verwaltungslink verloren | Mit Konto findest du alle Umfragen im Dashboard. Der Link steht ausserdem in der Mail nach dem Erstellen. |
| Verwaltungslink statt Abstimmungs-Link verschickt | Immer den Abstimmungs-Link teilen (Knopf «Link kopieren» oben auf der Ergebnisseite). Ist es passiert: Umfrage duplizieren oder neu erstellen und die alte löschen. |
| Zu viele Vorschläge | Lieber zwei Runden: erst Wochen, dann Tage. |
| Niemand bekommt die Mail «Termin steht fest» | Die Mail geht nur an Leute mit E-Mail-Adresse. Bitte im Text, eine Adresse anzugeben, oder verlange sie mit Pro. |
| Jemand stimmt zweimal unter gleichem Namen ab | Wannja nimmt einen schon vorhandenen Namen nicht ein zweites Mal an. Zum Ändern braucht die Person ihren Bearbeitungslink; verloren? Unter wannja.ch/meine-links neu anfordern. |
Häufige Fragen
Wie viele Terminvorschläge kann ich machen?
Bis 200 pro Umfrage, auch im kostenlosen Tarif.
Sehen die Teilnehmenden, wer was gestimmt hat?
Ja, die Tabelle ist für alle sichtbar. Mit Pro kannst du «Antworten anderer verbergen» einschalten; dann sieht jede Person nur die eigene Antwort.
Kann ich nach dem Erstellen noch Termine ergänzen?
Ja, unter «Bearbeiten». Neue Termine sind beim Abstimmen mit «neu» markiert, und wer schon geantwortet hat, sieht einen Hinweis. Betroffene mit E-Mail-Adresse informierst du in den Ergebnissen per Klick.
Wie lange bleibt meine Umfrage online?
So lange, wie du bei «Umfrage gültig für» gewählt hast (1 Woche bis 6 Monate, mit Konto auch unbegrenzt). Mit einer Antwortfrist (Pro) bis 14 Tage nach der Frist. Danach ist sie archiviert: Der Link nimmt keine Stimmen mehr an, du siehst die Ergebnisse weiter und kannst sie reaktivieren.
Was bedeutet «Beste Option» genau?
Der Termin mit den meisten Punkten: Ja zählt doppelt, Vielleicht einfach. Bei Gleichstand zeigt Wannja alle Termine mit gleicher Punktzahl, und du entscheidest.