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Anmeldung: die ausführliche Anleitung
Das Datum steht fest, jetzt brauchst du Anmeldungen: wer kommt, mit wie vielen Personen, in welche Schicht, mit welchem Menü. So richtest du die Anmeldung ein.
Optionen, Plätze, Personenzahl, Fragen an Teilnehmende, Druck, Excel und CSV sind kostenlos. Einladungen, Antwortfrist und Erinnerungen gibt es mit Pro (CHF 7 pro Monat oder CHF 70 pro Jahr). Mehr zu Pro
Wann eine Anmeldung?
Eine Anmeldung passt, wenn der Termin feststeht und du wissen willst, wer kommt und was die Leute wählen: Vereinsessen, Generalversammlung, Helfereinsatz, Kurs, Ausflug. Ist der Termin noch offen, beginnst du mit einer Terminumfrage.
Teilnehmende brauchen kein Konto: Sie öffnen den Link, geben ihren Namen ein, wählen eine oder mehrere Optionen und beantworten deine Fragen.
Schritt für Schritt
Titel, Beschreibung, Ort
Öffne Anmeldung erstellen. Titel zum Beispiel «Vereinsessen 2027». Datum und Uhrzeit schreibst du in die Beschreibung – eine Anmeldung hat kein eigenes Datumsfeld. Den Ort oder einen Videolink trägst du bei «Ort oder Videolink» ein.
Antwort-Optionen anlegen
Unter «Antwort-Optionen» stehen schon drei Vorschläge («Ja, ich komme», «Nein, ich kann nicht» und «Sonstige Mitteilungen»). Ändere oder lösche sie oder füge mit «Option hinzufügen» weitere hinzu. Teilnehmende können eine oder mehrere Optionen ankreuzen.
- Zu- oder Absage: «Ich komme» / «Ich komme nicht».
- Schichten: «Aufbau Sa 8–12», «Bar Sa 18–22», «Abbau So 10–14».
- Workshops: «Workshop A», «Workshop B» – jede Option mit eigenen Plätzen.
Plätze und Personen
Bei jeder Option kannst du «Max. Plätze» eintragen. Kommen Familien oder Gruppen, schalte «Teilnehmende geben die Anzahl Personen an (z. B. Familie mit 4)» ein: Dann geben Teilnehmende die «Anzahl Personen» an, und aus «Max. Plätze» wird «Max. Personen».
Fragen an Teilnehmende
Mit «Frage an Teilnehmende» hängst du an eine Option Fragen, die nur sieht, wer diese Option wählt – zum Beispiel bei «Ich komme» die Personenzahl und das Menü. Unter «So sieht es für Teilnehmende aus» siehst du gleich, wie das Formular aussieht.
Erstellen und Link teilen
Klick auf «Anmeldung erstellen». Ohne Anmeldung legst du jetzt mit deiner E-Mail-Adresse ein kostenloses Konto an – die Eingaben bleiben erhalten. Danach teilst du den Anmelde-Link per WhatsApp, E-Mail oder als Aushang.
Anmeldungen auswerten
Auf der Ergebnisseite siehst du je Option, wie viele angemeldet sind, eine Zusammenfassung mit Personen, Kindern und Mengen und die Liste aller Anmeldungen. Angemeldet druckst du die Liste oder lädst sie als Excel- oder CSV-Datei herunter.
Jedes Feld erklärt
Diese Felder siehst du auf der Seite «Anmeldung erstellen». Alle sind kostenlos.
| Feld | Was bewirkt es? | Wann sinnvoll? Beispiel |
|---|---|---|
| Titel des Events | Pflichtfeld. Erscheint auf der Anmeldeseite und in E-Mails. | «Helfereinsatz Dorffest 2027». |
| Beschreibung | Freier Text über den Optionen. Hier stehen Datum, Zeit, Programm, Kosten. | «Samstag, 14. März, ab 18:30. Apéro offeriert.» |
| Ort oder Videolink | Ort oder Link (bis 1000 Zeichen), anklickbar bei https. Steht auch in den Bestätigungsmails. | Adresse des Restaurants oder Zoom-Link. |
| Antwort-Optionen | Die Auswahl für Teilnehmende. Mindestens eine Option. Mehrere dürfen gleichzeitig gewählt werden. | Zu-/Absage, Schichten, Workshops, Fahrgemeinschaft. |
| Max. Plätze | Höchstzahl Anmeldungen mit dieser Option (1 bis 9999, leer = unbegrenzt). Teilnehmende sehen «noch 3 Plätze» oder «voll»; eine volle Option lässt sich nicht mehr wählen. Wer schon angemeldet ist, behält den Platz. | Schicht mit 4 Helfenden, Workshop mit 12 Plätzen. |
| Teilnehmende geben die Anzahl Personen an (z. B. Familie mit 4) | Fügt das Feld «Anzahl Personen» (1 bis 99) ins Formular ein. «Max. Personen» zählt dann Personen statt Anmeldungen. Ist nicht genug Platz, sieht die Person, wie viele Plätze noch frei sind. | Familienanlass mit 80 Plätzen: Familie Keller meldet 4 Personen an. |
| Warteliste, wenn eine Option voll ist | Ist eine Option mit «Max. Plätze» voll, können sich weitere Personen auf die Warteliste setzen und sehen ihren Platz in der Reihe. Wird ein Platz frei (Abmeldung, geänderte Antwort, mehr Plätze), rückt die erste Person nach, die in die freien Plätze passt, und bekommt eine E-Mail. Wartende zählen nicht als Teilnehmende. Beim Erstellen angehakt. | Kurs mit 12 Plätzen: Die 13. Anmeldung steht auf Platz 1 der Warteliste und rückt nach, sobald jemand absagt. |
| Frage an Teilnehmende | Bis 6 Fragen pro Option, gezeigt nur bei gewählter Option. Arten siehe nächster Abschnitt. | Menüwahl, Kinder, Allergien, Anzahl Kuchen. |
| Anmeldung gültig für | 1 Woche bis 6 Monate (Standard 3 Monate), mit Konto auch unbegrenzt. Danach wird die Anmeldung archiviert. Mit einer Antwortfrist (Pro) gilt stattdessen: 14 Tage nach der Frist. | Bis kurz nach dem Anlass. |
| Im Kalender veröffentlichen | Nur mit Konto und eigenem Kalender: trägt den Anlass beim Speichern als Termin ein, mit Verweis auf die Anmeldung. Datum Pflicht, ganztägig oder mit Zeit. Titel, Beschreibung und Ort kommen aus der Anmeldung. Gibt es schon einen Termin, zeigt das Bearbeiten ihn an. | Vereinsessen am 14. März, 19 Uhr: steht sofort auf der Kalenderseite eures Vereins. |
Ausserdem hat das Anmeldeformular immer ein freiwilliges Feld «Notiz (optional)» für kurze Bemerkungen.
Fragen an Teilnehmende
Klick bei einer Option auf «Frage an Teilnehmende» und wähl eine der fertigen Fragen. Gezählt wird in den Ergebnissen automatisch.
| Frage | Was Teilnehmende ausfüllen | Was du bekommst |
|---|---|---|
| Wie viele Personen kommen? | Zahl ab 1, vorbelegt mit 1, Pflicht. | Summe der Personen. |
| Davon Kinder? | Zahl ab 0, vorbelegt mit 0, Pflicht. | Summe der Kinder («davon 3 Kinder»). |
| Auswahl | 2 bis 10 Antwortmöglichkeiten, Pflicht. Entweder eine Antwort pro Anmeldung oder «Anzahl pro Antwort (z. B. 1× Fleisch, 2× Vegetarisch)». Bei Anzahl pro Antwort darf die Summe die angegebene Personenzahl nicht übersteigen; weniger ist erlaubt, etwa für Kinder ohne Menü. | Mengen je Antwort, z. B. «5 Fleisch, 4 Vegetarisch». |
| Bemerkung | Freitext, freiwillig. | Allergien, Wünsche – in der Liste, in Excel und in der CSV. |
| Eigene Frage – Zahl | Zahl ab 0, Pflicht oder freiwillig – du entscheidest. | Summe, z. B. «Wie viele Kuchen bringst du mit?». |
| Eigene Frage – Text | Freitext, freiwillig. | Antworten in der Liste, z. B. «Welches Lied wünschst du dir?». |
In der Excel- und der CSV-Datei hat jede Frage eine eigene Spalte.
Personenzahl: Schalter oder Frage?
Es gibt zwei Wege, Personen zu zählen. Der Schalter «Teilnehmende geben die Anzahl Personen an (z. B. Familie mit 4)» gilt für die ganze Anmeldung und ist der einzige Weg, Plätze nach Personen zu begrenzen («Max. Personen»). Die Frage «Wie viele Personen kommen?» hängt an einer Option und liefert eine Summe, begrenzt aber nichts.
Faustregel: Hast du eine Obergrenze, zum Beispiel 80 Plätze im Saal, nimm den Schalter. Brauchst du nur die Zahl für die Küche und dazu die Menüwahl mit «Anzahl pro Antwort», nimm die Frage.
Felder mit Pro
Mit Pro hat das Erstellen drei Schritte. Es gelten dieselben Pro-Einstellungen wie bei der Terminumfrage:
| Feld | Was bewirkt es? |
|---|---|
| Listen, Gruppen, Personen, Gäste | Persönliche Einladungen per E-Mail; du siehst, wer sich noch nicht angemeldet hat, und erinnerst einzelne, ausgewählte oder alle. |
| Antwortfrist | Anmeldeschluss: bis und mit diesem Tag; danach ist die Seite nur noch lesbar. 14 Tage später wird die Anmeldung archiviert. |
| Automatische Erinnerung | Erinnert Eingeladene, die noch nicht geantwortet haben, in den letzten 5 Tagen vor der Frist (frühestens 2 Tage nach der Einladung). |
| Anmeldungen anderer verbergen | Teilnehmende sehen nur die eigene Anmeldung. |
| E-Mail-Adresse der Teilnehmenden erforderlich | Wer sich über den Link anmeldet, muss eine gültige Adresse angeben. |
| Offene Teilnahme, Sichtbar ab, Im Portal anzeigen | Wie bei der Terminumfrage beschrieben. |
Ergebnis, Druck und Kalender
- Übersicht: je Option ein Balken mit der Anzahl Anmeldungen bzw. Personen, bei begrenzten Optionen «7 / 10».
- Zusammenfassung: zum Beispiel «4 Anmeldungen · 10 Personen, davon 3 Kinder» und die Mengen der Menüwahl.
- Liste: jede Anmeldung mit Auswahl, Antworten, Notiz und Datum. Einzelne Anmeldungen entfernst du mit «Antwort entfernen».
- Drucken, Excel und CSV: angemeldet, für Küche, Kasse oder Namensschilder.
- Im Kalender veröffentlichen: den Anlass in deinen Wannja-Kalender übernehmen, mit Verweis auf die Anmeldung. Das geht auch gleich beim Erstellen oder Bearbeiten der Anmeldung.
- Beenden: Die Anmeldung nimmt nichts mehr an; «Reaktivieren» öffnet sie wieder. Ohne Pro ist das dein Anmeldeschluss.
- Warteliste: wer in welcher Reihenfolge wartet und wer wann nachgerückt ist. Wartende zählen nicht zu den Anmeldungen, auch nicht im Druck und im Export.
Drei Beispiele zum Nachbauen
Vereinsessen
Optionen «Ich komme» / «Ich komme nicht». Bei «Ich komme»: «Wie viele Personen kommen?», «Davon Kinder?» und Auswahl «Menü» (Fleisch, Vegetarisch) mit Anzahl pro Antwort. Ganzes Beispiel
Helfereinsatz
Eine Option je Schicht mit «Max. Plätze» 4. Volle Schichten sind gesperrt, du siehst sofort, wo noch Leute fehlen. Ganzes Beispiel
Kurs mit Workshops
Eine Option je Workshop mit eigenen Plätzen, dazu eine Bemerkung für Vorkenntnisse. Ganzes Beispiel
Typische Fehler
| Fehler | Besser so |
|---|---|
| Datum fehlt | Eine Anmeldung hat kein Datumsfeld – schreib Datum und Zeit in die Beschreibung oder in den Titel. |
| «Max. Plätze» bei Familien zählt falsch | Ohne Schalter zählt jede Anmeldung als ein Platz, egal wie viele Personen. Schalte «Teilnehmende geben die Anzahl Personen an (z. B. Familie mit 4)» ein. |
| Option umbenannt, Antworten weg? | Umbenennen im Bearbeiten nimmt bestehende Anmeldungen mit. Nur wenn du eine Option löschst, fallen ihre Antworten weg; Wannja warnt vorher. |
| Leute melden sich doppelt an | Unter einem schon vorhandenen Namen nimmt Wannja keine zweite Anmeldung an. Zum Ändern dient der Bearbeitungslink aus der Bestätigungsmail. |
Häufige Fragen
Kann man mehrere Optionen gleichzeitig wählen?
Ja. Teilnehmende kreuzen so viele Optionen an, wie sie wollen, zum Beispiel zwei Schichten.
Wie setze ich einen Anmeldeschluss?
Mit Pro über die Antwortfrist. Ohne Pro beendest du die Anmeldung von Hand mit «Beenden»; danach nimmt der Link keine Anmeldungen mehr an.
Kann ich nach dem Erstellen noch Optionen oder Fragen ändern?
Ja, unter «Bearbeiten». Umbenannte Optionen behalten ihre Anmeldungen. Neue oder geänderte Optionen sind für alle, die schon geantwortet haben, mit «neu» markiert.
Bekommen Teilnehmende eine Bestätigung?
Wer eine E-Mail-Adresse angibt, bekommt eine Bestätigung mit Bearbeitungslink, mit Ort und gewählten Optionen.
Was passiert, wenn eine Option voll ist?
Mit «Warteliste, wenn eine Option voll ist» (beim Erstellen angehakt) kann man sich auf die Warteliste setzen und sieht seinen Platz, z. B. «Platz 2». Meldet sich jemand ab, ändert seine Antwort oder erhöhst du «Max. Plätze», rückt die erste Person nach, die in die freien Plätze passt – automatisch und mit E-Mail, falls die Adresse bekannt ist. Ohne den Schalter lässt sich eine volle Option nicht mehr wählen.