Iscrizione: la guida completa
La data è fissata, ora ti servono le iscrizioni: chi viene, in quante persone, in quale turno, con quale menu. Ecco come impostare l’iscrizione.
Opzioni, posti, numero di persone, domande ai partecipanti, stampa, Excel e CSV sono gratis. Inviti, scadenza di risposta e promemoria sono inclusi in Pro (CHF 7 al mese o CHF 70 all’anno). Scopri Pro
Quando serve un’iscrizione?
Un’iscrizione fa al caso tuo quando la data è fissata e vuoi sapere chi viene e cosa sceglie: cena sociale, assemblea generale, turni di volontari, corso, gita. Se la data è ancora da decidere, inizia con un sondaggio date.
I partecipanti non hanno bisogno di un account: aprono il link, inseriscono il proprio nome, scelgono una o più opzioni e rispondono alle tue domande.
Passo dopo passo
Titolo, descrizione, luogo
Apri Crea un’iscrizione. Come titolo, ad esempio, «Cena sociale 2027». Data e ora le scrivi nella descrizione: un’iscrizione non ha un campo data. Il luogo o un link video lo inserisci in «Luogo o link video».
Creare le opzioni di risposta
In «Opzioni di risposta» trovi già tre proposte («Sì, vengo», «No, non posso» e «Altre comunicazioni»). Modificale o eliminale, oppure aggiungine altre con «Aggiungi opzione». I partecipanti possono scegliere una o più opzioni.
- Adesione o rinuncia: «Sì, vengo» / «No, non posso».
- Turni: «Montaggio sab 08:00–12:00», «Bar sab 18:00–22:00», «Smontaggio dom 10:00–14:00».
- Workshop: «Workshop A», «Workshop B» – ogni opzione con i propri posti.
Posti e persone
Per ogni opzione puoi indicare «Posti max.». Se vengono famiglie o gruppi, attiva «I partecipanti indicano il numero di persone (p. es. famiglia di 4)»: i partecipanti indicano allora il «Numero di persone» e «Posti max.» diventa «Persone max.».
Domande ai partecipanti
Con «Domanda ai partecipanti» aggiungi a un’opzione delle domande che vede solo chi sceglie quell’opzione, ad esempio per «Sì, vengo» il numero di persone e il menu. In «Ecco cosa vedono i partecipanti» vedi subito come appare il modulo.
Creare e condividere il link
Clicca su «Crea iscrizione». Se non hai effettuato l’accesso, crei ora un account gratis con il tuo indirizzo e-mail: i dati inseriti non vanno persi. Poi condividi il link d’iscrizione via WhatsApp, per e-mail o con un avviso in bacheca.
Analizzare le iscrizioni
Nella pagina dei risultati vedi per ogni opzione quante persone si sono iscritte, un riepilogo con persone, bambini e quantità e l’elenco di tutte le iscrizioni. Se hai effettuato l’accesso, puoi stampare l’elenco o scaricarlo in formato Excel o CSV.
Ogni campo spiegato
Questi campi li trovi nella pagina «Crea iscrizione». Sono tutti gratis.
| Campo | A cosa serve? | Quando è utile? Esempio |
|---|---|---|
| Titolo dell’evento | Campo obbligatorio. Compare nella pagina d’iscrizione e nelle e-mail. | «Volontari festa del paese 2027». |
| Descrizione | Testo libero sopra le opzioni. Qui metti data, ora, programma, costi. | «Sabato 14 marzo, dalle 18:30. Aperitivo offerto.» |
| Luogo o link video | Luogo o link (fino a 1000 caratteri), cliccabile se inizia con https. Compare anche nelle e-mail di conferma. | Indirizzo del ristorante o link Zoom. |
| Opzioni di risposta | Le scelte a disposizione dei partecipanti. Almeno un’opzione. Se ne possono scegliere più di una. | Adesione/rinuncia, turni, workshop, passaggi in auto. |
| Posti max. | Numero massimo di iscrizioni per questa opzione (da 1 a 9999, vuoto = illimitato). I partecipanti vedono «ancora 3 posti» o «al completo»; un’opzione al completo non si può più scegliere. Chi è già iscritto mantiene il posto. | Turno con 4 volontari, workshop con 12 posti. |
| I partecipanti indicano il numero di persone (p. es. famiglia di 4) | Aggiunge al modulo il campo «Numero di persone» (da 1 a 99). «Persone max.» conta allora le persone invece delle iscrizioni. Se i posti non bastano, la persona vede quanti posti sono ancora liberi. | Evento per famiglie con 80 posti: la famiglia Keller iscrive 4 persone. |
| Lista d’attesa quando un’opzione è al completo | Quando un’opzione con «Posti max.» è al completo, altre persone possono mettersi in lista d’attesa e vedono il loro posto. Quando si libera un posto (annullamento, risposta modificata, più posti), subentra la prima persona che ci sta nei posti liberi e riceve un’e-mail. Chi è in lista d’attesa non conta tra i partecipanti. Spuntato alla creazione. | Corso con 12 posti: la 13a iscrizione è al posto 1 della lista d’attesa e subentra appena qualcuno annulla. |
| Domanda ai partecipanti | Fino a 6 domande per opzione, mostrate solo se l’opzione viene scelta. Per i tipi vedi la sezione seguente. | Scelta del menu, bambini, allergie, numero di torte. |
| Iscrizione valida per | Da 1 settimana a 6 mesi (predefinito: 3 mesi), con un account anche illimitato. Poi l’iscrizione viene archiviata. Con una scadenza di risposta (Pro), la fine è invece 14 giorni dopo la scadenza. | Fino a poco dopo l’evento. |
| Pubblica nel calendario | Solo con un account e un tuo calendario: al salvataggio inserisce l’evento come data, con un rimando all’iscrizione. Giorno obbligatorio, tutto il giorno o con orari. Titolo, descrizione e luogo vengono dall’iscrizione. Se esiste già una data, la modifica la mostra. | Cena dell’associazione il 14 marzo alle 19: compare subito sulla pagina del calendario dell’associazione. |
Inoltre il modulo d’iscrizione ha sempre un campo facoltativo «Nota (facoltativa)» per brevi osservazioni.
Domande ai partecipanti
Per un’opzione clicca su «Domanda ai partecipanti» e scegli una delle domande già pronte. Nei risultati il conteggio è automatico.
| Domanda | Cosa compilano i partecipanti | Cosa ottieni |
|---|---|---|
| Quante persone vengono? | Numero a partire da 1, preimpostato a 1, obbligatorio. | Totale delle persone. |
| Di cui bambini? | Numero a partire da 0, preimpostato a 0, obbligatorio. | Totale dei bambini («di cui 3 bambini»). |
| Scelta | Da 2 a 10 possibilità di risposta, obbligatoria. Una sola risposta per iscrizione oppure «Quantità per risposta (p. es. 1× carne, 2× vegetariano)». Con la quantità per risposta il totale non può superare il numero di persone indicato; un totale inferiore è consentito, ad esempio per bambini senza menu. | Quantità per risposta, p. es. «5 carne, 4 vegetariano». |
| Osservazione | Testo libero, facoltativo. | Allergie, desideri – nell’elenco, in Excel e nel CSV. |
| Domanda personalizzata – numero | Numero a partire da 0, obbligatorio o facoltativo: decidi tu. | Totale, p. es. «Quante torte porti?». |
| Domanda personalizzata – testo | Testo libero, facoltativo. | Risposte nell’elenco, p. es. «Quale canzone vorresti?». |
Nei file Excel e CSV ogni domanda ha una colonna propria.
Numero di persone: interruttore o domanda?
Ci sono due modi per contare le persone. L’interruttore «I partecipanti indicano il numero di persone (p. es. famiglia di 4)» vale per l’intera iscrizione ed è l’unico modo per limitare i posti in base al numero di persone («Persone max.»). La domanda «Quante persone vengono?» è legata a un’opzione e fornisce un totale, ma non pone alcun limite.
Regola pratica: se hai un limite massimo, ad esempio 80 posti in sala, usa l’interruttore. Se ti serve solo il numero per la cucina, insieme alla scelta del menu con «Quantità per risposta», usa la domanda.
Campi con Pro
Con Pro la creazione si svolge in tre passi. Valgono le stesse impostazioni Pro del sondaggio date:
| Campo | A cosa serve? |
|---|---|
| Liste, gruppi, persone, Ospiti | Inviti personali via e-mail; vedi chi non si è ancora iscritto e invii un promemoria a singole persone, a quelle selezionate o a tutte. |
| Scadenza di risposta | Chiusura delle iscrizioni: fino a questo giorno compreso; dopo, la pagina è solo consultabile. 14 giorni più tardi l’iscrizione viene archiviata. |
| Promemoria automatico | Negli ultimi 5 giorni prima della scadenza invia un promemoria agli invitati che non hanno ancora risposto (al più presto 2 giorni dopo l’invito). |
| Nascondi le iscrizioni degli altri | I partecipanti vedono solo la propria iscrizione. |
| Indirizzo e-mail dei partecipanti obbligatorio | Chi si iscrive tramite il link deve indicare un indirizzo valido. |
| Partecipazione aperta, Visibile dal, Mostra nel portale | Come descritto per il sondaggio date. |
Risultati, stampa e calendario
- Panoramica: per ogni opzione una barra con il numero di iscrizioni o di persone, per le opzioni limitate «7 / 10».
- Riepilogo: ad esempio «4 iscrizioni · 10 persone, di cui 3 bambini» e le quantità della scelta del menu.
- Elenco: ogni iscrizione con scelta, risposte, nota e data. Per rimuovere singole iscrizioni usa «Rimuovi risposta».
- Stampa, Excel e CSV: se hai effettuato l’accesso, per la cucina, la cassa o i cartellini con il nome.
- Pubblica nel calendario: aggiungi l’evento al tuo calendario Wannja, con un rimando all’iscrizione. Puoi farlo anche subito, quando crei o modifichi l’iscrizione.
- Concludi: l’iscrizione non accetta più risposte; «Riattiva» la riapre. Senza Pro è questa la tua chiusura delle iscrizioni.
- Lista d’attesa: chi aspetta in quale ordine e chi è subentrato quando. Chi è in lista d’attesa non conta tra le iscrizioni, nemmeno nella stampa e nell’esportazione.
Tre esempi da riprodurre
Cena sociale
Opzioni «Sì, vengo» / «No, non posso». Per «Sì, vengo»: «Quante persone vengono?», «Di cui bambini?» e una scelta «Menu» (carne, vegetariano) con quantità per risposta. Esempio completo
Turni di volontari
Un’opzione per turno con «Posti max.» 4. I turni al completo sono bloccati e vedi subito dove mancano ancora persone. Esempio completo
Corso con workshop
Un’opzione per workshop con i propri posti, più un’osservazione sulle conoscenze pregresse. Esempio completo
Errori tipici
| Errore | Meglio così |
|---|---|
| Manca la data | Un’iscrizione non ha un campo data: scrivi data e ora nella descrizione o nel titolo. |
| «Posti max.» conta male con le famiglie | Senza l’interruttore ogni iscrizione conta come un posto, indipendentemente dal numero di persone. Attiva «I partecipanti indicano il numero di persone (p. es. famiglia di 4)». |
| Opzione rinominata, risposte sparite? | Se rinomini un’opzione durante la modifica, le iscrizioni esistenti restano. Le risposte vanno perse solo se elimini un’opzione; Wannja ti avvisa prima. |
| Le persone si iscrivono due volte | Wannja non accetta una seconda iscrizione con un nome già presente. Per modificare si usa il link di modifica contenuto nell’e-mail di conferma. |
Domande frequenti
Si possono scegliere più opzioni contemporaneamente?
Sì. I partecipanti scelgono tutte le opzioni che vogliono, ad esempio due turni.
Come imposto una chiusura delle iscrizioni?
Con Pro tramite la scadenza di risposta. Senza Pro termini l’iscrizione manualmente con «Concludi»; dopo, il link non accetta più iscrizioni.
Posso modificare opzioni o domande dopo la creazione?
Sì, in «Modifica». Le opzioni rinominate mantengono le loro iscrizioni. Le opzioni nuove o modificate sono contrassegnate come «nuovo» per tutti quelli che hanno già risposto.
I partecipanti ricevono una conferma?
Chi indica un indirizzo e-mail riceve una conferma con il link di modifica, il luogo e le opzioni scelte.
Cosa succede quando un’opzione è al completo?
Con «Lista d’attesa quando un’opzione è al completo» (spuntato alla creazione) ci si può mettere in lista d’attesa e si vede il proprio posto, p. es. «posto 2». Se qualcuno annulla, cambia la sua risposta o aumenti «Posti max.», subentra la prima persona che ci sta nei posti liberi – automaticamente e con un’e-mail se l’indirizzo è noto. Senza questa opzione un’opzione al completo non si può più scegliere.