Inscription : le guide détaillé
La date est fixée, il vous faut maintenant des inscriptions : qui vient, à combien, dans quel créneau, avec quel menu. Voici comment mettre en place l’inscription.
Options, places, nombre de personnes, questions aux participants, impression, Excel et CSV sont gratuits. Invitations, délai de réponse et rappels sont disponibles avec Pro (CHF 7 par mois ou CHF 70 par an). En savoir plus sur Pro
Quand utiliser une inscription ?
Une inscription convient quand la date est fixée et que vous voulez savoir qui vient et ce que chacun choisit : souper de l’association, assemblée générale, engagement de bénévoles, cours, excursion. Si la date n’est pas encore fixée, commencez par un sondage de dates.
Les participants n’ont pas besoin de compte : ils ouvrent le lien, saisissent leur nom, choisissent une ou plusieurs options et répondent à vos questions.
Pas à pas
Titre, description, lieu
Ouvrez Créer l’inscription. Comme titre, par exemple « Souper de l’association 2027 ». Indiquez la date et l’heure dans la description – une inscription n’a pas de champ de date propre. Le lieu ou un lien vidéo se saisit sous « Lieu ou lien vidéo ».
Créer les options de réponse
Sous « Options de réponse », trois propositions figurent déjà (« Oui, je viens », « Non, je ne peux pas » et « Autres communications »). Modifiez-les ou supprimez-les, ou ajoutez-en d’autres avec « Ajouter une option ». Les participants peuvent cocher une ou plusieurs options.
- Venir ou non : « Oui, je viens » / « Non, je ne peux pas ».
- Créneaux : « Montage sam. 08:00–12:00 », « Bar sam. 18:00–22:00 », « Démontage dim. 10:00–14:00 ».
- Ateliers : « Atelier A », « Atelier B » – chaque option avec ses propres places.
Places et personnes
Pour chaque option, vous pouvez indiquer « Places max. ». Si des familles ou des groupes viennent, activez « Les participants indiquent le nombre de personnes (p. ex. famille de 4) » : les participants indiquent alors le « Nombre de personnes », et « Places max. » devient « Personnes max. ».
Questions aux participants
Avec « Question aux participants », vous ajoutez à une option des questions visibles uniquement par les personnes qui choisissent cette option – par exemple, pour « Oui, je viens », le nombre de personnes et le menu. Sous « Ce que voient les participants », vous voyez tout de suite à quoi ressemble le formulaire.
Créer et partager le lien
Cliquez sur « Créer l’inscription ». Si vous n’êtes pas connecté, créez maintenant un compte gratuit avec votre adresse e-mail – vos saisies sont conservées. Partagez ensuite le lien d’inscription par WhatsApp, par e-mail ou par affichage.
Analyser les inscriptions
La page des résultats indique, pour chaque option, combien de personnes sont inscrites, un résumé avec personnes, enfants et quantités, et la liste de toutes les inscriptions. Une fois connecté, vous imprimez la liste ou la téléchargez en fichier Excel ou CSV.
Chaque champ expliqué
Vous trouvez ces champs sur la page « Créer l’inscription ». Tous sont gratuits.
| Champ | À quoi sert-il ? | Quand l’utiliser ? Exemple |
|---|---|---|
| Titre de l’événement | Champ obligatoire. Apparaît sur la page d’inscription et dans les e-mails. | « Bénévoles de la fête du village 2027 ». |
| Description | Texte libre au-dessus des options. On y indique la date, l’heure, le programme, les coûts. | « Samedi 14 mars, dès 18:30. Apéritif offert. » |
| Lieu ou lien vidéo | Lieu ou lien (jusqu’à 1000 caractères), cliquable s’il commence par https. Figure aussi dans les e-mails de confirmation. | Adresse du restaurant ou lien Zoom. |
| Options de réponse | Le choix proposé aux participants. Au moins une option. Plusieurs peuvent être choisies en même temps. | Venir ou non, créneaux, ateliers, covoiturage. |
| Places max. | Nombre maximal d’inscriptions pour cette option (1 à 9999, vide = illimité). Les participants voient « encore 3 places » ou « complet » ; une option complète ne peut plus être choisie. Les personnes déjà inscrites gardent leur place. | Créneau avec 4 bénévoles, atelier avec 12 places. |
| Les participants indiquent le nombre de personnes (p. ex. famille de 4) | Ajoute le champ « Nombre de personnes » (1 à 99) au formulaire. « Personnes max. » compte alors les personnes et non les inscriptions. S’il n’y a pas assez de place, la personne voit combien de places sont encore libres. | Fête familiale avec 80 places : la famille Keller inscrit 4 personnes. |
| Liste d’attente lorsqu’une option est complète | Lorsqu’une option avec « Places max. » est complète, d’autres personnes peuvent s’inscrire sur la liste d’attente et voient leur position. Dès qu’une place se libère (désinscription, réponse modifiée, plus de places), la première personne qui trouve place passe et reçoit un e-mail. Les personnes en attente ne comptent pas comme participants. Coché à la création. | Cours de 12 places : la 13e inscription est en position 1 sur la liste d’attente et passe dès que quelqu’un se désiste. |
| Question aux participants | Jusqu’à 6 questions par option, affichées seulement si l’option est choisie. Types : voir la section suivante. | Choix du menu, enfants, allergies, nombre de gâteaux. |
| Inscription valable pendant | 1 semaine à 6 mois (par défaut 3 mois), illimité avec un compte. Ensuite, l’inscription est archivée. Avec un délai de réponse (Pro), la fin est plutôt 14 jours après le délai. | Jusqu’à peu après l’événement. |
| Publier dans l’agenda | Uniquement avec un compte et votre propre agenda : ajoute l’événement comme date à l’enregistrement, avec un renvoi vers l’inscription. Jour obligatoire, toute la journée ou avec heures. Le titre, la description et le lieu viennent de l’inscription. Si une date existe déjà, la modification l’affiche. | Repas de l’association le 14 mars à 19 h : figure aussitôt sur la page d’agenda de l’association. |
En outre, le formulaire d’inscription contient toujours un champ facultatif « Remarque (facultatif) » pour de brèves remarques.
Questions aux participants
Pour une option, cliquez sur « Question aux participants » et choisissez l’une des questions prêtes à l’emploi. Les totaux sont calculés automatiquement dans les résultats.
| Question | Ce que remplissent les participants | Ce que vous obtenez |
|---|---|---|
| Combien de personnes viennent ? | Nombre à partir de 1, prérempli avec 1, obligatoire. | Total des personnes. |
| Dont enfants ? | Nombre à partir de 0, prérempli avec 0, obligatoire. | Total des enfants (« dont 3 enfants »). |
| Choix | 2 à 10 réponses possibles, obligatoire. Soit une réponse par inscription, soit « Quantité par réponse (p. ex. 1× viande, 2× végétarien) ». Avec une quantité par réponse, le total ne peut pas dépasser le nombre de personnes indiqué ; moins est permis, par exemple pour des enfants sans menu. | Quantités par réponse, p. ex. « 5 viande, 4 végétarien ». |
| Remarque | Texte libre, facultatif. | Allergies, souhaits – dans la liste, dans Excel et dans le CSV. |
| Question libre – nombre | Nombre à partir de 0, obligatoire ou facultatif – à vous de choisir. | Total, p. ex. « Combien de gâteaux apportez-vous ? ». |
| Question libre – texte | Texte libre, facultatif. | Réponses dans la liste, p. ex. « Quelle chanson souhaitez-vous ? ». |
Dans les fichiers Excel et CSV, chaque question a sa propre colonne.
Nombre de personnes : case à cocher ou question ?
Il y a deux façons de compter les personnes. La case à cocher « Les participants indiquent le nombre de personnes (p. ex. famille de 4) » s’applique à toute l’inscription et c’est le seul moyen de limiter les places en fonction du nombre de personnes (« Personnes max. »). La question « Combien de personnes viennent ? » est liée à une option et fournit un total, mais ne limite rien.
En règle générale : si vous avez une limite, par exemple 80 places dans la salle, utilisez la case à cocher. Si vous n’avez besoin que du nombre pour la cuisine, avec le choix du menu en « Quantité par réponse », utilisez la question.
Champs avec Pro
Avec Pro, la création compte trois étapes. Les mêmes paramètres Pro que pour le sondage de dates s’appliquent :
| Champ | À quoi sert-il ? |
|---|---|
| Listes, groupes, personnes, Invités | Invitations personnelles par e-mail ; vous voyez qui ne s’est pas encore inscrit et relancez une personne, une sélection ou tout le monde. |
| Délai de réponse | Clôture des inscriptions : jusqu’à ce jour inclus ; ensuite, la page n’est plus qu’en lecture. 14 jours plus tard, l’inscription est archivée. |
| Rappel automatique | Relance les personnes invitées qui n’ont pas encore répondu dans les 5 derniers jours avant la fin du délai (au plus tôt 2 jours après l’invitation). |
| Masquer les inscriptions des autres | Les participants ne voient que leur propre inscription. |
| Adresse e-mail des participants obligatoire | Toute personne qui s’inscrit via le lien doit indiquer une adresse valable. |
| Participation ouverte, Visible à partir du, Afficher sur la page portail | Comme décrit pour le sondage de dates. |
Résultats, impression et agenda
- Vue d’ensemble : pour chaque option, une barre avec le nombre d’inscriptions ou de personnes, et « 7 / 10 » pour les options limitées.
- Résumé : par exemple « 4 inscriptions · 10 personnes, dont 3 enfants » et les quantités du choix du menu.
- Liste : chaque inscription avec choix, réponses, remarque et date. Vous retirez une inscription avec « Supprimer la réponse ».
- Impression, Excel et CSV : une fois connecté, pour la cuisine, la caisse ou les badges.
- Publier dans l’agenda : reprendre l’événement dans votre agenda Wannja, avec un renvoi vers l’inscription. C’est aussi possible directement lors de la création ou de la modification de l’inscription.
- Clôturer : l’inscription n’accepte plus aucune réponse ; « Réactiver » la rouvre. Sans Pro, c’est votre clôture des inscriptions.
- Liste d’attente : qui attend dans quel ordre et qui est passé quand. Les personnes en attente ne comptent pas comme inscriptions, ni à l’impression ni dans l’export.
Trois exemples à reproduire
Souper de l’association
Options « Oui, je viens » / « Non, je ne peux pas ». Pour « Oui, je viens » : « Combien de personnes viennent ? », « Dont enfants ? » et choix « Menu » (viande, végétarien) avec quantité par réponse. Exemple complet
Engagement de bénévoles
Une option par créneau avec « Places max. » 4. Les créneaux complets sont bloqués, vous voyez tout de suite où il manque du monde. Exemple complet
Cours avec ateliers
Une option par atelier avec ses propres places, plus une remarque sur les connaissances préalables. Exemple complet
Erreurs fréquentes
| Erreur | Mieux vaut |
|---|---|
| Date manquante | Une inscription n’a pas de champ de date – indiquez la date et l’heure dans la description ou dans le titre. |
| « Places max. » compte mal avec des familles | Si cette case n’est pas cochée, chaque inscription compte pour une place, quel que soit le nombre de personnes. Activez « Les participants indiquent le nombre de personnes (p. ex. famille de 4) ». |
| Option renommée, réponses perdues ? | Si vous renommez une option lors de la modification, les inscriptions existantes sont conservées. Les réponses ne disparaissent que si vous supprimez l’option ; Wannja vous avertit avant. |
| Des personnes s’inscrivent deux fois | Wannja n’accepte pas de deuxième inscription sous un nom déjà présent. Pour modifier une inscription, utilisez le lien de modification de l’e-mail de confirmation. |
Questions fréquentes
Peut-on choisir plusieurs options à la fois ?
Oui. Les participants cochent autant d’options qu’ils veulent, par exemple deux créneaux.
Comment fixer une clôture des inscriptions ?
Avec Pro, par le délai de réponse. Sans Pro, vous clôturez l’inscription manuellement avec « Clôturer » ; le lien n’accepte ensuite plus d’inscriptions.
Puis-je encore modifier des options ou des questions après la création ?
Oui, sous « Modifier ». Les options renommées gardent leurs inscriptions. Les options nouvelles ou modifiées sont marquées « nouveau » pour toutes les personnes qui ont déjà répondu.
Les participants reçoivent-ils une confirmation ?
Les personnes qui indiquent une adresse e-mail reçoivent une confirmation avec le lien de modification, le lieu et les options choisies.
Que se passe-t-il lorsqu’une option est complète ?
Avec « Liste d’attente lorsqu’une option est complète » (coché à la création), on peut s’inscrire sur la liste d’attente et voir sa position, p. ex. « position 2 ». Si quelqu’un se désinscrit, modifie sa réponse ou si vous augmentez « Places max. », la première personne qui trouve place passe – automatiquement et avec un e-mail si l’adresse est connue. Sans cette option, une option complète ne peut plus être choisie.