Persone, liste e gruppi
Inserisci una volta, invita ogni volta che serve. Inserisci una sola volta la tua classe, il comitato o il team. Poi ogni sondaggio e ogni iscrizione arriva con pochi clic proprio a queste persone.
Persone, liste e gruppi fanno parte di Wannja Pro. Scopri Pro
Lista o gruppo?
Prendiamo l’esempio di una scuola:
Lista: dove qualcuno fa parte stabilmente
Ogni classe è una lista: 3a, 3b, 4a. In più c’è una lista Docenti. In un’associazione sarebbero per esempio «Comitato» o «Soci attivi».
Gruppo: chi partecipa a qualcosa
Un gruppo lo componi attraverso le liste. Nel coro dei bambini cantano bambini della 3a e della 3b. I bambini restano comunque nella loro classe.
Buono a sapersi: una persona può essere in più liste e gruppi ed è comunque inserita una sola volta. La signora Bernasconi ha un figlio in 3a e uno in 4a, quindi è in entrambe le liste. Se cambi il suo indirizzo e-mail, la modifica vale ovunque.
Passo dopo passo
Creare una lista
Nel menu clicca su Partecipanti e scegli la scheda Liste. Clicca su «Nuova lista», inserisci un nome, per esempio «Classe 3a», e clicca su «Crea». La nuova lista si apre subito ed è pronta per i nomi.
Incollare i nomi da Excel
In Excel seleziona le colonne con i nomi e gli indirizzi e-mail e copiale (Ctrl+C, su Mac cmd+C). Apri la lista, clicca su «Incolla più persone» e incolla tutto nel campo grande (Ctrl+V). Con «Mostra anteprima» vedi prima che cosa succederà. I nomi vengono ripresi solo con «Salva».
Nell’anteprima ogni riga indica se la persona è nuova o se c’è già. Chi c’è già non viene creato due volte, ma solo aggiunto alla lista. Vanno bene anche righe senza indirizzo e-mail: queste persone semplicemente non riceveranno un invito per e-mail.
Aprire una persona e aggiungerla ad altre liste o gruppi
Clicca su un nome. Sotto si aprono tutte le tue liste e i tuoi gruppi. Una spunta significa: la persona ne fa parte. Quando metti una spunta, vale subito – non serve salvare. Se togli la spunta, la persona esce, ma non viene eliminata.
Comporre un gruppo
Scegli la scheda Gruppi e crea un gruppo con «Nuovo gruppo», per esempio «Coro dei bambini». Nel gruppo clicca su «Scegli dai contatti» e spunta i bambini, di qualunque classe siano. Se i nomi sono tanti, la ricerca ti aiuta.
Inviare un sondaggio o un’iscrizione a una lista e a un gruppo
Quando crei un sondaggio date o un’iscrizione a un evento, arrivi alla parte Seleziona i partecipanti. Sotto Liste e gruppi clicca sul più accanto a ciò che vuoi, per esempio «Classe 3a» e «Coro dei bambini». Sotto vedi quante persone riceveranno un invito – ognuna una sola volta, anche se è in entrambi.
Rinominare una classe per il nuovo anno scolastico (4a → 5b)
Con il nuovo anno scolastico non devi reinserire niente. Nella scheda Liste clicca su «Rinomina» accanto a «Classe 4a», scrivi «Classe 5b» e clicca su «Salva». Tutti i bambini restano nella lista. I sondaggi già inviati alla 4a proseguono senza cambiamenti.
Trasformare un gruppo esistente in una lista
A volte un gruppo diventa qualcosa di stabile, per esempio quando il coro dei bambini resta uguale ogni anno. Nella scheda Gruppi clicca su «Trasforma in lista» accanto al gruppo e poi su «Trasforma». Wannja crea una lista con le stesse persone. Il gruppo resta, a meno che tu non spunti «Poi elimina il gruppo».
Domande frequenti
Perché la signora Bernasconi compare tre volte?
In «Tutte le persone» ogni persona compare una volta per ogni lista di cui fa parte. La signora Bernasconi è in tre liste – per esempio 3a, 4a e Consiglio dei genitori –, quindi vedi tre righe. È comunque una sola persona. Lo stesso vale per la ricerca.
Clicca sul suo nome: vedrai tutte le sue liste e i suoi gruppi a colpo d’occhio. Se in alto scegli una sola lista, lì compare una volta sola.
Che differenza c’è tra «Togli dalla lista» ed «Elimina»?
Togli dalla lista (pulsante con il meno) toglie la persona solo da questa lista. Resta in tutte le altre liste e in tutti i gruppi.
Elimina (cestino) cancella la persona del tutto: da tutte le liste, da tutti i gruppi e dai tuoi contatti. Se un bambino cambia classe, toglilo quindi dalla vecchia lista e spunta la nuova – senza eliminarlo.
Fratelli con lo stesso indirizzo e-mail dei genitori – si può?
Sì. Lina e Tim Bernasconi possono avere lo stesso indirizzo dei genitori. Poiché i nomi sono diversi, Wannja crea due persone. Ogni bambino riceve il proprio invito: i genitori rispondono quindi separatamente per ciascun figlio.
Invece lo stesso nome e lo stesso indirizzo valgono come la stessa persona. Così incollando da Excel non nascono doppioni.
Chi è nella lista e nel gruppo riceve due inviti?
No. Se inviti la lista «Classe 3a» e il gruppo «Coro dei bambini» e Mia è in entrambi, riceve esattamente un invito. Wannja conta ogni persona una sola volta. Il numero «persone in totale (ognuna una sola volta)» che vedi quando inviti ti dice quante sono davvero.
Che cosa succede alle mie liste quando Pro scade?
Non si perde niente. Puoi continuare a vedere persone, liste e gruppi, scaricarli come tabella (CSV), togliere persone dalle liste ed eliminarle.
Creare nuove persone, liste e gruppi, rinominare o aggiungere persone torna possibile solo quando rinnovi Pro.
Chi può fare che cosa nel team?
Tutto il team lavora con le stesse persone e le stesse liste.
Liste: tutti nel team possono aggiungere persone a qualsiasi lista e toglierle. Rinominare, svuotare ed eliminare una lista può farlo solo chi è titolare dell’account o chi ha creato la lista.
Gruppi: i gruppi contrassegnati «Org» possono essere usati da tutto il team per invitare; può modificarli solo chi è titolare dell’account. I membri del team possono creare gruppi propri (contrassegnati «Personale»), che vede e modifica solo chi li ha creati.
Eliminare tutte le persone in una volta può farlo solo chi è titolare dell’account.