Personen, Listen & Gruppen
Einmal erfassen, immer wieder einladen. Du trägst deine Klasse, deinen Vorstand oder dein Team einmal ein. Danach schickst du jede Umfrage und jede Anmeldung mit ein paar Klicks an genau diese Leute.
Personen, Listen und Gruppen gibt es mit Wannja Pro. Mehr zu Pro
Liste oder Gruppe?
Am Beispiel einer Schule:
Liste: wo jemand fest dazugehört
Jede Klasse ist eine Liste: 3a, 3b, 4a. Dazu kommt eine Liste Lehrpersonen. Im Verein wären das zum Beispiel «Vorstand» oder «Aktive».
Gruppe: wer bei etwas mitmacht
Eine Gruppe stellst du quer über Listen zusammen. Im Kinderchor singen Kinder aus der 3a und der 3b. Die Kinder bleiben trotzdem in ihrer Klasse.
Gut zu wissen: Eine Person kann in mehreren Listen und Gruppen sein und ist trotzdem nur einmal erfasst. Frau Keller hat ein Kind in der 3a und eins in der 4a, also steht sie in beiden Listen. Änderst du ihre E-Mail-Adresse, gilt das überall.
Schritt für Schritt
Liste anlegen
Klick im Menü auf Teilnehmer und wähle den Reiter Listen. Klick auf «Neue Liste», gib einen Namen ein, zum Beispiel «Klasse 3a», und klick auf «Anlegen». Die neue Liste öffnet sich gleich und wartet auf die Namen.
Namen aus Excel einfügen
Markiere in Excel die Spalten mit Namen und E-Mail-Adresse und kopiere sie (Ctrl+C, am Mac cmd+C). Öffne die Liste, klick auf «Mehrere einfügen» und füge alles ins grosse Feld ein (Ctrl+V). Mit «Vorschau anzeigen» siehst du zuerst, was passieren wird. Erst «Speichern» übernimmt die Namen.
In der Vorschau steht bei jeder Zeile, ob die Person neu ist oder schon da. Wer schon da ist, wird nicht doppelt angelegt, sondern nur in die Liste gelegt. Zeilen ohne E-Mail-Adresse gehen auch – diese Personen bekommen dann einfach keine Einladung per E-Mail.
Person aufklappen und weiteren Listen oder Gruppen zuteilen
Klick auf einen Namen. Darunter klappen alle deine Listen und Gruppen auf. Ein Häkchen heisst: Die Person ist dabei. Setzt du ein Häkchen, gilt das sofort – speichern musst du nicht. Nimmst du das Häkchen weg, ist die Person draussen, aber nicht gelöscht.
Gruppe zusammenstellen
Wähle den Reiter Gruppen und leg mit «Neue Gruppe» eine Gruppe an, zum Beispiel «Kinderchor». In der Gruppe klickst du auf «Aus Bestand wählen» und hakst die Kinder an – egal, aus welcher Klasse sie kommen. Bei vielen Namen hilft die Suche.
Umfrage oder Anmeldung an Liste und Gruppe senden
Beim Erstellen einer Terminumfrage oder Event-Anmeldung kommt der Bereich Teilnehmer auswählen. Unter Listen & Gruppen klickst du beim gewünschten Eintrag aufs Plus, zum Beispiel bei «Klasse 3a» und bei «Kinderchor». Darunter steht, wie viele Personen eine Einladung bekommen – jede nur einmal, auch wenn sie in beiden ist.
Klasse fürs neue Schuljahr umbenennen (4a → 5b)
Im neuen Schuljahr musst du nichts neu erfassen. Klick im Reiter Listen bei «Klasse 4a» auf «Umbenennen», schreib «Klasse 5b» und klick auf «Speichern». Alle Kinder bleiben in der Liste. Umfragen, die du schon an die 4a geschickt hast, laufen unverändert weiter.
Bestehende Gruppe in eine Liste umwandeln
Manchmal wird aus einer Gruppe etwas Festes, zum Beispiel wenn der Kinderchor jedes Jahr gleich bleibt. Klick im Reiter Gruppen bei der Gruppe auf «In Liste umwandeln» und dann auf «Umwandeln». Wannja legt eine Liste mit denselben Personen an. Die Gruppe bleibt bestehen, ausser du setzt das Häkchen «Gruppe danach löschen».
Häufige Fragen
Warum steht Frau Keller dreimal da?
Unter «Alle Personen» steht jede Person einmal pro Liste, in der sie ist. Frau Keller ist in drei Listen – zum Beispiel 3a, 4a und Elternrat –, also siehst du drei Zeilen. Es ist trotzdem nur eine Person. Das gilt auch für die Suche.
Klick auf ihren Namen: Dann siehst du alle ihre Listen und Gruppen auf einen Blick. Wählst du oben eine einzelne Liste, steht sie dort nur einmal.
Was ist der Unterschied zwischen «Aus Liste entfernen» und «Löschen»?
Aus Liste entfernen (Knopf mit dem Minus) nimmt die Person nur aus dieser einen Liste. In allen anderen Listen und Gruppen bleibt sie.
Löschen (Papierkorb) entfernt die Person ganz: aus allen Listen, aus allen Gruppen und aus deinem Bestand. Wechselt ein Kind die Klasse, nimm es also aus der alten Liste und setz das Häkchen bei der neuen – nicht löschen.
Geschwister mit derselben E-Mail-Adresse der Eltern – geht das?
Ja. Lina und Tim Keller dürfen dieselbe Adresse der Eltern haben. Weil die Namen verschieden sind, legt Wannja zwei Personen an. Jedes Kind bekommt eine eigene Einladung – die Eltern antworten also für jedes Kind einzeln.
Gleicher Name und gleiche Adresse gilt dagegen als dieselbe Person. So entstehen beim Einfügen aus Excel keine Doppelten.
Bekommt jemand zwei Einladungen, wenn er in der Liste und in der Gruppe ist?
Nein. Lädst du die Liste «Klasse 3a» und die Gruppe «Kinderchor» ein und Mia ist in beiden, bekommt sie genau eine Einladung. Wannja zählt jede Person nur einmal. Die Zahl «Personen insgesamt (jede nur einmal)» beim Einladen zeigt dir, wie viele es wirklich sind.
Was passiert mit meinen Listen, wenn Pro abläuft?
Es geht nichts verloren. Du kannst deine Personen, Listen und Gruppen weiter ansehen, als Tabelle (CSV) herunterladen, Personen aus Listen nehmen und löschen.
Neue Personen, Listen und Gruppen anlegen, umbenennen oder Personen zuteilen geht erst wieder, wenn du Pro verlängerst.
Wer im Team darf was?
Alle im Team arbeiten mit denselben Personen und Listen.
Listen: Alle im Team dürfen Personen in jede Liste legen und wieder herausnehmen. Umbenennen, leeren und löschen darf eine Liste nur, wem das Konto gehört oder wer die Liste angelegt hat.
Gruppen: Gruppen mit dem Zeichen «Org» können alle im Team zum Einladen nutzen; ändern kann sie nur, wem das Konto gehört. Team-Mitglieder können eigene Gruppen anlegen (Zeichen «Eigene»). Diese sieht und ändert nur, wer sie angelegt hat.
Alle Personen auf einmal löschen kann nur, wem das Konto gehört.